TGS 6 KONSEP DASAR PENGADAAN

ASPEK HUKUM DALAM PEMBAGUNAN

NAMA : AFRIYANTI

NPM    : 17-630-103

TGS 06 : KONSEP DASAR PENGADAAN

LANDASAN        TEORI        PENGADAAN     BARANG   DAN JASA          DI          INDONESIA

1.0 Posisi         Dan     Kedudukan     Pengadaan       Barang Dan     Jasa      Secara  Umum

Pada dasarnya pengadaan barang  dan  jasa  tidak bisa  lepas          dar konsep dasar

bisnis,  dimana  melibatkan banyak pihak yang saling kait-mengait baik dari segi

alur      produsen-supplier-konsumen. Tidak   hanya   itu,       dalam  dalam  bidang strategi

dan  managemen pengadaan   barang            dan     jasa     juga    didasarkan  pada        konsep           

managemen     yang    biasa    diterapkan       dalam  bisnis. 

Pernyataan ini di dukung oleh            Kotler  et al     (2005)  yang   mencatat  bahwa proses  bisnis            itu       meliputi          segala hal     

yang    saling  berkaitan        dan      berhubungan  dengan           proses pengadaan      barang            dan    

jasa      yang   pada   awalnya          dimulai           dari     ihtisiar            dari     pengusaha      untuk   memenuhi      

permintaan      konsumen,       yang    kemudian        diawali            dengan            proses  produksi,            disusul

dengan            proses pengenalan     barang ke       konsumen       yang   biasanya         akan    dimulai           

dengan            membentuk     brand  awareness.      Brand awareness       dalam tahapan           ini      

adalah  proses  yang    sangat  penting            karena  dengan            membentuk     kesadaran        target  

konsumen        terhadap          produk yang    ditawarkan      akan     memudahkan   pemasaran       dan     

penjualan         barang            dan     jasa     (Kapferer,       2008;  Aaker,            2005). Setelah            tahapan            itu,

produsenpun   akan    melibatkan      pihak  lain     yang   biasa   dikenal           dengan           supplier

yang    memiliki          tugas    untuk   mensuplai        dan      menyalurkan    barang dan      jasa      kepada

para     penjual            atau    secara lansung           ke       pada   konsumen.      Untuk analogi            dasarnya         

bisa      dilihat  pada    skema  dibawah          ini:

Skema 1:         Bisnis  Chain   Model 

Pada    skema  diatas   bisa      diliat    bahwa  dari      tahapan            produksi          sampai kepada tahap  

penjualan         bisa     melibatkan       banyak pihak  dan     untaian           proses yang   cukup

beragam,          dimana            satu      produsen         bisa      menyalurkan    barang dan      jasa      tidak            hanya  

kepada satu      supplier            tapi      kebanyak         supplier,           dan      bisa      juga     lansung            ke            konsumen.      

Hal ini biasanya          tergantung dengan      pendekatan      strategi            yang    dipakai            oleh            suatu   

perusahaan,     dan     juga    sangat tergantung      dengan           permintaan     pasar.  Tapi    pada  

umumnya        perusahaan     sangat dipengaruhi    oleh    faktor efisiensi          biaya   dan     

keuntungan     yang    akan     diperoleh         (Kotler,            2005). 

Konsep            dan      pendekatan      diatas   berlaku,           sama    dengan            prosedur            procurement    atau    

pengadaan       barang            dan     jasa,    dimana           yang   akan    menjadi          dasar   pertimbangan 

utama  dari     pihak  mass    corporate        costumer         adalah  efisiensi          biaya   dan     jaminan           

kualitas            barang,           jasa     serta    kenyamanan   service            yang   diterima          (Booth,            2010).

Tapi     dalam pelaksanaannya          ada     beberapa         faktor yang   harus   dipertimbangkan       

oleh     pihak  pengadaan      yakni, pendekatan     strategi           yang   harus   sesuai  dengan          

tenggang         waktu  atau     time     constraint        yang    telah    ditentukan       dengan            jumlah            biaya   

yang    akan    dikeluarkan.   Oleh   karena itu       sangatlah        penting           bagi    pihak  terkait

untuk   perancang       strategi           dan     rancangan       bisnis  dan     strategi           yang   akan   

digunakan.      Pada   umumnya       dalam konteks           ini       pengusaha      akan     menggunakan

business           plan     atau     perencanaan    usaha   yang    detail   mulai

            dari      kapan   proyek akan    

dilaksanakan,  waktu yang   dibutuhkan,    tenaga dan     alat     yang   diperlukan,     dan    

menimbang      resiko  yang   bisa     muncul           dan     mencari           alternative      penyelesaian  

masalah           apabila resiko   yang    tidak    diinginkan       muncul            tanpa   dugaan.                                  

Bisa     disimpulkan    bahwa,            hal      yang   paling penting           dalam proses pengadaan     

barang dan     jasa     adalah dibentuknya   strategi           yang   pasti.   Maylor            (2005)

mendefinisikan            strategi           sebagai           suatu   perencaan       yang   dibuat untuk 

mempermudah            pencapaian      maksud            dan      tujuan  secara  keseluruhan.    Lebih   lanjut  

Maylor (2005)  juga     mengemukakan           bahwa, proyek yang    terencana         dengan            baik    

haruslah           dimulai           dengan           memisahkan   jenis-jenis       kegiatan,         proses yang   akan    

ditempuh,        logika  proyek,            prediksi           awal     anggaran          biaya    dan      barang-barang            yang   

akan     dibutuhkan     seperti tenaga kerja   dan     hal-hal            yang   bisa     membutuhkan           

pendanaan       dalam proses pelaksanaannnya.       Hal     lain     yang   menurut          Maylor           

(2005)  juga    penting           adalah menganalisa    berbagai          pilihan            sumber            yang   bisa     

dijadikan         pertimbangan  dalam  proyek,            mengukur        check  

point    dari      pelaksanaan    

proyek dan     menganalisa    pelaksaannya  dengan           menggunakan Gantt  Chart.

Dengan            demikian        analogika        proyek            yang   akan     dihasilkan       akan    lebih   mudah

diprediksi        alur     proses dan     pencapaian     yang   lebih   mudah            (Larson           and     Gray,  

2011).  Lebih   lanjut   teori     ini        juga     diperkuat         oleh     Kerzner           and      Saladis (2009:  2-3)           

yang    mengemukakan          bahwa optimalisasi    kesuksesan     suatu   proyek            ditentukan     

oleh     organisasi       yang   terencana        dengan           menggunakan sumber            tenaga  dan     alat           

yang    tersedia           dengan           perencanaan   waktu yang   tepat,  serta    dengan          

menggunakan  teknologi         informasi.

Perencanaan    dan     penjadwalan   dalam hal      ini       sangatlah        penting           menurut          (Pich,  

Loch    and      Meyer, 2002:   1009-1012)      dengan            perencanaan    dan      penjadwalan    yang   

terencana         dengan            baik     seorang            meneger           mampu            menganalisa     ‘critical            path’    atau    

bagian  dari      proyek yang    sangat  besar    pengaruhnya    apabila tidak    terlaksana        dan     

akan     mengakibatkan           delay  atau    menghambat   proses yang   lain     yang   belum

dilaksanakan   dan     memiliki         dependensi      yang   sangat besar   dengan           proses

kegiatan           yang   lain     dan     apabila            seorang           manager          memiliki         perencanaan    dan    

penjadwalan    yang    tepat    maka    resiko   yang    diakibatkan     bisa      diatasi  secara  cepat.  

Gangguan-ganguan     tersebut          bisa     berasal            dari     berbagai          sumber            seperti,            sumber           

daya    manusia          yang   kurang            kompeten,      adanya            masalah          pada   teknologi           

pendukung      dan     pelaksanaan    managemen    yang   buruk  dari      menejer           (Zhu,  Bard  

and      Yu,     2005:  365).   Oleh   karena itu       perencanaan   yang   matang           sekali-lagi      

menjadi           titik      utama  yang    harus    digaris bawahi oleh     menejer            proyek.

Pendekatan     teori    diatas  sama    dengan           managemen    kontrak           pengadaan      barang           

dan      jasa,     dimana            perencaan        proyek dan      estimasi           biaya    akan     selalu   menjadi            titik     

berat    dalam pelaksanaannya.         Dan    berdasarkan    pada   pendekatan     diatas  maka  

proses  alur      proyek akan     dibagi  dalam  bagan-bagan    pedekatan        yang    lebih    terinci                         

yang    bisa     mendukung    pencapaian     objektif           dan     misi     proyek            yang   ingin   dicapai.                       

Berikut            adalah  hal-hal yang    bisa      dijadikan         acuan   dalam  pelaksanaan     pengadaan      

barang dan      jasa:

1.1.  Work       Breakdown     Structure

Haugan            (2002)  mengusulkan   diadakannya    penelitian        

terlebih            dahulu mengenai        

materi  dan      data     yang    akan     dibutuhkan      dalam  pelaksanaan     proyek.            Lebih   lanjut  

Haugan            (2002) juga    menambahkan            dari     hasil    penelitian        yang   dilakukan            akan

memungkinkan            manager          untuk  mengklasifikasikan     kegiatan          yang   harus  

dilakukang      terlebih           dahulu.           Pengklasifikasian       tugas   tersebut          biasa   dikenal           

dengan            Work   Breakdown    Structure        (WBS).           Work   Breakdown    Structure        lebih   

lanjut   bisa     diartikan         sebagai           pembagian      jenis    kerja   pokok yang   kemudian      

diklasifikasikan           dan     dikelompokkan          dalam satu     pembagian      kerja   dalam unit    

yang    relatif   kecil    yang   saling  kait     mengait          dengan           proses kerja   yang   lainnya           

(Haugan,         2002;   Rad     and      Cioffi, 2000).

Konsep            WBS  dimulai           dengan           menetapkan    visi,      konsep            dan     tujuan yang    ingin  

dicapai melalui            proyek            yang   akan    dilaksanakan. Visi,    konsep            dan     tujuan yang   

dirumuskan     tersebut           harus    mampu            diperoleh                     dengan            menggabungkan            berbagai          

fungsi  dari     dalam organisasi       ataupun          dengan           menggunakan jasa     dari     luar    

organisasi        atau    outsourcing     sepangang       itu       bisa     menguntungkan         pelaksanaaan 

proyek (PMI,   2006;   Chen    and      Perry,   2003).  Setelah            seorang            manager           mengetahui           

tujuans yang   ingin   dicapai            hal      yang   lebih   lanjut  harus   diketahui        oleh    seorang           

manager           adalah  mendesain       struktur            dan      menyusung      racangan          kerja    yang            sesuai  

dengan            kemampuan     dari      sumber daya    manusia           dan      fasilitas            yang    tersedia            (PMI,  

2006).  Lebih   lanjut   proses  yang    harus    dilakukan        lebih    lanjut   adalah  memanage      

kegiatan           yang   akan    dilakukan       dengan           menerapkan    konsep,           rancangan       serta    

pendekatan      yang    telah    tersusun           sebelumnya     (PMI,   2006).  Konsep            dan      racangan           

tersebut           harus   dikomuniskasi            dengan           baik    dengan           komponen-kompenen yang   

akan     mendukung    pelaksanaan    proyek            seperti pekerja,           manajer           proyek,           pemilik           

proyek atau    stakeholders,  kontraktor      dan     semua pihak  yang   memiliki        

ketarkaitan      secara  lansung            maupun           tidak    lansung            dengan            proyek tersebut.           

Untuk  penerapan       konsep            WBS  lebih   lanjut, penulis            akan     memberikan    contoh           

kasus   yang   mudah            diaplikasian    dalam suatu   proyek.           Model WBS  sendiri            akan    

diadaptasikan  dari     model,            teori    dan     rancangan       yang   sudah  diuji    dan    

dikemukakan   oleh    Maylor,           (2005: 89),     sebagaimana   diilustrasikan  dalam

rancangan        skema  dan      figure   dalam  contoh kasus   dibawah          ini.      

Figure  1.                     Work   Breakdown     Structure         Pengadaan       Barang dan      Jasa

Dari     contoh            figure  diatas  bisa     dipahami        bahwa,            pembagian      tugas   berdasarkan    

divisi   dan     tanggung        jawab  bertujuan        untuk  mempercepat  pelaksanaan    proyek           

yang    sudah  ditentukan      sesuai  dengan           waktu yang   ditentukan      sebelumnya.  

Semakin          banyak            tugas   atau    tasks   dan     proyek            yang   akan     dilaksanakan,

pembagian       kerja   akan    lebih   variatif.           Pada   Figure 1         juga    bisa     dianalisa         bahwa

setiap   divisi  memili            tanggung        jawab  yang   berbeda,         hal      itu       disebabkan     karena 

adanya quality            control            yang   ketat   yang   diterapkan      oleh    manager          yang  

dialokasikan    tanggung        jawabnya        ke       Divisi  Quality           Control,          dimana           barang dan    

jasa      yang    akan     dipilih  atau     akan     dibeli   harus    sesuai   dengan            hasil     penelitian         dan           

analisa pasar   yang   cermat,           setelah            membandingkan         kualitas           dan     harga  yang   

beredar            dipasar.           Analisa           tersebut          juga    harus   memperhartikan         kredibilitas           

perusahaan      yang   kemudian       akan    dijadikan        patner usaha.

Disisi   lain,    divisi 

keuangan         memiliki          tanggung         jawab   mengontrol      jumlah pengeluaran     yang    harus   

dikeluarkan     oleh    perusahaan     atau    organisasi.      Sedangkan     divisi  komunikasi    

memiliki          tanggung        jawab  berbeda          yang   memiliki         tugas   untuk  menghubungi

Pengadaan Barang

dan Jasa

Divisi Market

Analiyst

Menganalisis

Perusahaan produsen

dan membandingkan

harga produk

Menganalisa harga

barang dan jasa

Divisi Quality Control Divisi Finance Divisi Komunikasi

Mengontak  Perusahaan

yang dijadikan patner

Mengalokasikan  tenaga

outsourcing yang akan

di pakai

Manager Proyek

perusahaan      yang   telah   setujui untuk  dijadikan        parner untuk  melakukan     

negosiasi          harga,  waktu  dan      ketepatan         proyek,            divisi   ini        juga     memiliki            tanggung        

jawab   untuk  memutuskan   berapa besar   tenaga kerja   dan     alat     pendukung     yang  

akan     digunakan       dalam  proyek tersebut.         

Dalam  konsep            pelaksanaan    pengadaan      barang            jasa,    perusahaan     ataupun         

organisasi        memiliki         keleluasaan     untuk  menentukan    strategi           dan     pendekatan    

yang    ingin   digunakan.                 Begitupun      konsep            yang   digunakan      dalam pengadaan           

barang dan      jasa      disektor           pemerintahan.  Pemerintah      terkait  berhak untuk   untuk  

merancang       pendekatan     strategi           yang   akan    digunakan.     Dalam hal      ini       Instansi           

pemerintah      bisa     lansung           mengontak     produsen        yang   bersangkutan  ataupun         

menggunakan  pihak  ketiga atau    perusahaan     tertentu           yang   akan    bertanggung  

jawab   sepenuhnya     mengenai         pengadaan       barang dan      jasa      dan      tentu    saja      setelah

proses  seleksi,            analisa,           penelitian        dan     pengujian        dengan           membanding  dengan           

beberapa          tenaga  outsourcing     lainnnya.         

Acapkali          penggunaan    tenaga outsourcing    dianggap        lebih   efektif,           karena

perusahaan      terkait memiliki         pemahaman    yang   lebih   baik    dengan           proyek            yang   

dilaksanakan   yang   diakibatkan    karena jam     terbang           dari     keahliannya   

menghandel     proyek            yang   serupa,            tentu   saja     dengan           menganalisa    tingkat           

keberhasilan    dari     proyek            yang   telah   dikerjakan      sebelumnya    (Chen  and     Perry, 

2003).  Meskipun       begitu,            pemerintah     juga    tidak   bisa     menutup         kemungkinan 

memasukkan   atau    mengambil      pelaku baru    dalam pengadaan      barang atau    jasa    

yang    akan    dilakukan,      sepanjang       pihak  ketiga dalam hal      ini       perusahaan     terkait

mampu            memberikan    jaminan           mutu   dan     keuntungan    bagi    pemerintah.   

Keterbukaan    peluang           bagi    pelaku baru    akan     lebih   memudahkan  pemerintah    

untuk   melakukan      innovasi          strategi           dalam pelaksanaan    barang            dan     jasa     yang   

tentu    saja      harus    melalui proses  quality control yang    ketat.  

Meskpun         beberapa          ahli     seperti  Mosey            (2009) berpendapat   bahwa penentuan      

pihak   ketiga oleh    pemerintah     dalam hal      pengadaan      barang            dan     jasa     akan    lebih   

baik     apabila            perusahaan     yang   dipilih telah   memiliki         pengalaman    kontrak          

sebelumnya     dengan            pemerintah,     hal       itu        akan     lebih    memudahkan   proses  evaluasi           

dan      perbandingan kualitas           dengan           proyek            yang   telah   dilakukan       sebelumnya

dengan            estimasi          keberhasilan   proyek            yang   akan     dilaksanakan. Akan  tetapi 

Mosey (2009) juga    menambahkan            bahwa,            penentuan       third   party   atau   

perusahaan      yang    akan     dipilih  tidak    hanya   didasarkan       pada    pembagian       tugas    dan     

alokasi proyek            berdasarkan    pada   hanya  satu      perusahaan     saja     tetapi  dibagi

kepada beberapa         perusahaan     yang   berbeda          dengan           tujuan untuk  menghindari  

adanya monopoli        proyek.           Mosey (2009) juga    menambahkan            pentingnya     untuk 

menggunakan  jasa     konsultan        yang   bisa     dijadikan        tempat            untuk  berkonsultasi 

mengenai         langkah           yang   akan    ditempuh        atau    menentukan    pihak  mana   yang  

sesuai   dengan           proyek            yang   dilaksanakan, hal      tersebut          diakibatkan    oleh   

keterbatasan    ahli-ahli          yang   ada     disektor          pemerintahan  yang   memiliki        

keterampilan,   pengalaman     dan      pengetahuan    terkait.

Hal      tersebut          diatas  sesuai  dengan           rekomendasi   dari     O’Leary          et         al            (2009)  yang   

mengemukakan           pentingnya     kerjasama       gabungan        antara manager          dari     pihak 

pemilik            proyek            dalam hal      ini       pemerintah     dengan           manager          dari     konsultan         yang  

dipilih  dan      serta     dari      manager           yang    diajak  kerja    sama,   sehingga          proyek kontrol

lebih    mudah            dan     terarah.           Meskipun       begitu tentu   saja     dominasi         kontrol            dari    

pihak   pemerintah     dalam hal      ini       disebut           sebai   pemilik           proyek            atau    klien    harus  

memiliki          kontrol            yang   lebih   besar   dan     teliti    (Booth,           2010). Meskipun       dalam 

prosesnya,       pengadaan      barang            dan     jasa     yang   dilakukan       oleh    pemerintah     proses 

dan      laporan           haruslah          transparan       didepan          publik,            oleh    karena itu       O’leary            et        al       

(2009)  juga    mengusulkan  adanya            lembaga          independen    yang   melakukan     

pengawasan     terhadap         proyek,           guna   mencegah       adanya            penyelewengan          dana